Como gerir a sessão de perguntas de forma profissional

A fase imprevisível: enfrentando a sessão de perguntas

Para muitos oradores, a sessão de perguntas é a fase mais temida de uma intervenção em público.

A sua natureza imprevisível torna impossível prepará-la com o mesmo rigor que o resto do discurso, o que gera nervosismo e incerteza.

Não sabemos o que nos vão perguntar, com que tom o farão, nem se o público terá uma atitude colaborativa ou confrontativa.

No entanto, embora não possamos controlar as perguntas, podemos dominar as técnicas para lidar com elas.

Enfrentar esta fase com uma estratégia clara permitir-nos-á sair bem-sucedidos, reforçar a nossa credibilidade e encerrar a nossa intervenção com sucesso.

Estruturando a interação: dois métodos para organizar as perguntas

Existem dois sistemas principais para organizar a ronda de perguntas. O primeiro é o de perguntas e respostas individuais, em que cada pergunta é respondida no momento em que é formulada.

Este método costuma ser mais apreciado pelo público por ser mais direto e pessoal, mas consome mais tempo e corre o risco de surgirem perguntas repetitivas.

O segundo sistema consiste em agrupar várias perguntas, tomar nota delas e depois responder a todas em conjunto, o que permite ganhar tempo e organizar melhor as respostas.

Independentemente do método escolhido, é fundamental anunciar claramente no início como será o turno para que o público saiba o que esperar.

Regras de ouro para responder com profissionalismo

Para lidar com qualquer pergunta de forma eficaz, tenha em conta estas considerações fundamentais:

Certifique-se de que compreendeu a pergunta. Se tiver a menor dúvida, peça para que a repitam. É um erro responder sem ter a certeza do que lhe foi perguntado. Não responda precipitadamente. Reserve alguns segundos para pensar.

Tomar notas enquanto lhe fazem a pergunta não só o ajuda a estruturar a sua resposta, como também demonstra que está a levar a sério a intervenção do público.

Evite criar um diálogo com uma única pessoa. A sua resposta deve ser para toda a audiência, não apenas para quem perguntou.

Se a pessoa insistir, responda brevemente e olhe para outra parte da sala para convidar novas perguntas.

Seja honesto se não souber a resposta. É muito melhor admitir com franqueza «Não sei a resposta a essa pergunta» do que inventar algo.

Isso não diminuirá a sua credibilidade, mas transmitirá honestidade. Se possível, ofereça-se para pesquisar o assunto e fornecer a resposta mais tarde.

Nunca ridicularize quem faz a pergunta. Trate todos com o máximo respeito, mesmo que a pergunta ou o tom não tenham sido respeitosos consigo.

Estratégias para lidar com perguntas difíceis

Irá deparar-se com perguntas destinadas a testá-lo. Aqui estão algumas dicas para lidar com elas:

• Perguntas hipotéticas ("O que aconteceria se...?"): são perigosas porque levam-no a um terreno de especulação. Evite entrar nesse jogo e retorne a conversa a situações reais e fatos concretos.
• Perguntas tendenciosas (com premissas falsas): Antes de responder, questione a afirmação em que a pergunta se baseia. Por exemplo: «Gostaria de saber de onde tirou esses dados».
• Perguntas provocadoras: Não caia na provocação. O seu objetivo é dialogar, não discutir. Pode responder com uma frase que desarme a hostilidade, como: «Por este caminho, não chegaremos a lugar nenhum construtivo».
• Perguntas confidenciais: Nunca revele informações confidenciais, por mais reduzido ou próximo que seja o público. Responda sempre de forma oficial e não caia na tentação de fazer confidências.

O encerramento da sessão: reforçando a mens