Erros comuns durante as reuniões

Evitar as distracções durante as reuniões em linha é crucial para aumentar a produtividade dos participantes. Quando os membros são distraídos por outros estímulos, é menos provável que se envolvam totalmente na discussão e contribuam com ideias relevantes.

Para minimizar estas distracções, é aconselhável implementar estratégias como a criação de um ambiente sem ruído, que crie um ambiente propício à concentração total dos participantes.

Ambiente livre de distracções: Para criar um ambiente livre de distracções durante as reuniões em linha, recomendamos que siga estas sugestões:

• Encontrar um local calmo e tranquilo que o ajude a manter-se concentrado e a ouvir claramente os outros participantes. Evitar áreas ruidosas ou com muitas interrupções facilitará o acompanhamento da discussão.

• Comunique às pessoas próximas que está numa reunião, o que ajudará a estabelecer limites e a evitar interrupções desnecessárias. Fechar as portas reduzirá a possibilidade de distracções visuais e auditivas que podem afetar a sua concentração e a dos outros participantes.

• Desligar as notificações e silenciar o telemóvel ou outros dispositivos electrónicos são acções importantes. Ao fazê-lo, garante que não há interrupções causadas por chamadas, mensagens ou notificações que podem distrair ou perturbar.

• Certifique-se de que tem uma ligação estável à Internet. Uma ligação instável ou lenta pode causar interrupções no fluxo de áudio ou vídeo, o que pode não só distraí-lo, mas também afetar a comunicação entre os participantes.

• É essencial definir um calendário claro e respeitar os horários estabelecidos durante uma reunião para evitar que esta se prolongue mais do que o necessário. As reuniões que se prolongam desnecessariamente podem levar a um sentimento de frustração e de esgotamento entre os participantes.

Estabelecer limites: Estabelecer limites e definir expectativas claras nas reuniões em linha é essencial para evitar distracções e garantir uma comunicação eficaz. Cada um destes pontos será analisado em pormenor mais adiante:

• É essencial comunicar claramente as expectativas das reuniões, como a pontualidade, a participação ativa e o respeito mútuo. Sublinhar a importância de ser pontual reduz a probabilidade de interrupções causadas por atrasos. Do mesmo modo, ao estabelecer a expetativa de participação ativa, os participantes são incentivados a partilhar as suas opiniões e a fazer perguntas durante a reunião.

• Manter o foco no tema central da reunião garante uma utilização eficien