Procedimentos de aquisição, armazenamento e distribuição

A correta gestão de stocks num estabelecimento hoteleiro é essencial para o seu bom funcionamento.

O processo, que vai desde a previsão de uma necessidade até que o produto esteja armazenado e pronto a utilizar, deve seguir fases administrativas claras para garantir que os componentes necessários nunca faltam e que o processo é eficiente e controlado.

Fase de Previsão e Planeamento de Aquisições

O ciclo de aquisições começa com a previsão. A equipa de cada departamento, neste caso o zelador da área de atendimento, deve antecipar os materiais que serão necessários para o desempenho das funções da equipa. Para tal, é utilizado um documento de "Previsão de Abastecimentos", que detalha o produto, a quantidade, a data da encomenda e a pessoa que a fez, evitando assim duplicação. A fase seguinte é o planeamento de compras, que consiste no preenchimento dos documentos necessários para manter um controlo mais preciso do stock. Um formulário de "Planeamento de Compras" indica a data da encomenda de cada produto e a data aproximada da sua receção. Requisição, Receção e Controlo de Qualidade de Mercadorias: Uma vez planeado, inicia-se o procedimento administrativo de contratação e a requisição de materiais é formalizada pelo departamento. O momento da receção da mercadoria é um ponto crítico de controlo. Quando um pedido chega, deve ser registado, a mercadoria deve ser verificada meticulosamente e o controlo de qualidade deve ser realizado.

É utilizada uma folha de "Receção de Materiais" para registar a descrição do produto recebido, a quantidade, a data de receção e a pessoa que o verificou.

Este passo é essencial para garantir que o que é recebido corresponde ao que foi encomendado e cumpre as normas de qualidade.

Armazenagem e Controlo de Stock em Tempo Real

Após passarem pelo controlo de receção, é o momento da armazenagem, que consiste em armazenar cada artigo no seu local correspondente.

Na área de alojamento, estes produtos são geralmente armazenados no escritório nos diferentes pisos do alojamento.

Para manter um controlo rigoroso da distribuição e utilização deste stock, é utilizado um sistema de inventário perpétuo.

Para cada artigo é criada uma folha de "Controlo Físico de Stocks", onde são registadas todas as entradas e saídas desse produto. particular.

Este ficheiro inclui o produto, o escritório onde se encontra, a quantidade, a data de entrada e a data de saída.

Desta forma,É possível saber o stock real de cada produto a qualquer momento, facilitando a gestão e a reposição.

Resumo

O ciclo de compras começa com a previsão e o planeamento. O gestor antecipa as necessidades da equipa e utiliza documentos formais para planear as compras e as suas datas de receção.

Uma vez planeado, o pedido de material é formalizado. A receção das mercadorias é um ponto crítico de controlo, onde o pedido é meticulosamente revisto e a sua qualidade verificada.

Após a receção, as mercadorias são armazenadas no seu local correspondente. É utilizado um inventário permanente, com fichas que registam as entradas e saídas para controlar o stock real.