A importância de tomar notas: o que e como registar

Um aspeto crítico e frequentemente negligenciado

Paradoxalmente, tomar notas é um dos aspetos mais negligenciados durante uma entrevista de seleção.

Frequentemente, os entrevistadores omitem isso porque não têm certeza do que devem escrever, porque dão menos importância à conversa ou porque sentem que o ato de escrever os impede de ouvir ativamente o candidato.

No entanto, saber tomar notas de forma eficaz é uma competência fundamental para garantir um processo de seleção objetivo, e é crucial compreender tanto a sua importância como a técnica adequada para o fazer.

Vantagem 1: Recolha de evidências e memória

O benefício mais evidente de tomar notas é a capacidade de recolher informações-chave de forma precisa.

Permite registar dados específicos sobre a experiência do candidato, como esta se alinha com as necessidades concretas do cargo e que valor acrescentado particular ele poderia oferecer.

Além disso, quando se entrevista vários candidatos, a memória humana é falível; é fácil esquecer detalhes importantes ou, pior ainda, confundir as respostas e atributos de um candidato com os de outro.

Boas notas funcionam como um registo fiável que permite lembrar com exatidão o que cada pessoa disse, levando a uma decisão final muito mais acertada e justa.

Vantagem 2: Ferramenta essencial para a entrevista STAR

No contexto específico da entrevista por competências (Modelo STAR), tomar notas não é opcional, é indispensável.

Permite ao entrevistador acompanhar visualmente os componentes da história que o candidato está a contar: Situação, Tarefa, Ação e Resultado.

Ao tomar notas, é muito mais fácil identificar se algum desses elementos está faltando na narrativa.

Isso permite ao entrevistador fazer as perguntas de sondagem (probing) pertinentes no momento adequado, ajudando o candidato a completar o exemplo e permitindo uma avaliação precisa da competência.

Vantagem 3: Base para a discussão e decisão da equipa

É muito comum que várias pessoas participem num processo de seleção (o gerente, RH, pares técnicos), que depois devem reunir-se para discutir as suas avaliações e tomar uma decisão consensual.

Nesta reunião de deliberação, as notas são a base da argumentação.

Se um entrevistador tiver tomado notas detalhadas, terá argumentos claros e baseados em evidências para justificar a sua preferência por um candidato ou para explicar por que outro não é adequado, com base em fatos observados e não em impressões vagas.

Vantagem 4: O impacto psicológico positivo no candidato

O ato de tomar notas também tem um efeito importante no candidato.

Quando o candidato vê que o entrevistador está a registar ativamente o que ele diz, recebe uma mensagem não verbal poderosa: «o que você está a dizer é importante e está a ser levado a sério».

Isso, longe de intimidar, geralmente aumenta a confiança e a autoestima do candidato, promovendo um ambiente de maior abertura e harmonia, o que resulta em uma entrevista mais transparente e produtiva.

O que e como registar: a técnica correta

Embora os entrevistadores iniciantes possam achar isso difícil no início, a técnica é aperfeiçoada com a prática.

Seja aberto: não tente esconder que está a tomar notas. Faça-o de forma natural e aberta.

Se precisar de mais tempo para escrever uma ideia-chave, é perfeitamente aceitável pedir ao candidato: «Dê-me um segundo para terminar de anotar isto».

Concentre-se nos comportamentos: Não tente transcrever a entrevista. Concentre-se nas ideias principais e, acima de tudo, registe os comportamentos específicos que o candidato descreve (o «A» de STAR).

Estes são os indicadores observáveis das competências.

Palavras-chave: Anote também as palavras-chave que o candidato utiliza e que estão diretamente relacionadas com as funções