Criar uma boa primeira impressão

Há uma frase muito verdadeira, especialmente no mundo dos negócios: "não há segundas oportunidades para causar uma primeira impressão". A maioria dos especialistas em negócios, como James Ullman, professor da Universidade de Nova Iorque e investigador de renome em gestão de impressões, concorda que os julgamentos e as percepções são formados a todo o momento durante as reuniões empresariais.

Foi realizado um vasto conjunto de estudos sobre este tema, que argumentou, através da análise de múltiplos factores, a importância de uma boa primeira impressão. Alguns destes estudos observaram que os factores percebidos nessa primeira impressão podem incluir o vestuário usado, a postura adoptada e até o aperto de mão, que, se for demasiado fraco, pode implicar pouco interesse ou passividade.

Estratégias para criar uma boa primeira impressão

Dominar bem esta ferramenta pode ser um apoio vital para os seus esforços como empresário. A imagem inicial que os seus clientes, parceiros e mesmo os seus empregados têm de si pode desempenhar um papel essencial no futuro da sua empresa. Eis algumas estratégias que pode adotar para causar uma primeira impressão eficaz.

Conheça o seu público

A primeira coisa que deve fazer antes de interagir com o seu público é conhecê-lo. Quer se trate de um novo cliente ou de um evento de networking, é necessário saber quem é o seu alvo.

Sempre que possível, pesquise as pessoas que vai conhecer para saber quais são as suas preferências, interesses e paixões. Utilize ferramentas como o Google ou as redes sociais para pesquisar outros empresários e clientes.

Crie perguntas informadas

Utilizando a informação que recolheu acima, pode criar um conjunto de perguntas fundamentadas que pode utilizar para iniciar uma conversa com potenciais clientes, parceiros comerciais ou outros empresários.

Esta etapa pode parecer um pouco trabalhosa ou mesmo complicada, mas deve ser encarada como uma ferramenta que aumentará consideravelmente a probabilidade de atingir os seus objectivos e estabelecer as bases para uma relação profissional mais forte.

Utilizar questões pessoais

Não se deve abusar desta estratégia, concentrando-se demasiado nos assuntos pessoais do seu interlocutor. Mas no caso de grandes acontecimentos da vida dele, como casamentos, nascimentos ou sucessos recentes na empresa, que sejam do conhecimento público e possam ter sido partilhados consigo por alguém ligado a ele, pode utilizá-los como ponto de partida para criar uma ligação.

Tente sempre mencioná-lo se for um assunto positivo, bem como a fonte da informação.

Projetar confiança

Deve sempre exalar confiança nas suas palavras e acções, sem ser arrogante. É normal sentir pressão quando se fala com clientes ou empresários bem sucedidos e experientes. Mas não deixe que eles sintam a sua ansiedade e nervosismo. Tente manter sempre na sua mente a certeza de que é quem mais sabe sobre o seu empreendimento e utilize a sua paixão como força motriz para tomar a iniciativa em todas as interações.

Para denotar esta confiança, um truque que pode utilizar é modular a sua voz de forma adequada. Fale com uma cadência moderada para transmitir confiança. Mantenha o contacto visual durante toda a conversa, para que o seu interlocutor não duvide das suas intenções.

Responder a perguntas com confiança

A capacidade de responder a perguntas de clientes, associados ou outras pessoas de negócios com confiança e elegância é uma competência essencial de que necessitará enquanto empresário. Será julgado pela forma como responde às perguntas, especialmente as mais complexas.

Não assuma uma postura defensiva quando lhe fizerem perguntas difíceis - elas representam um interesse no seu empreendimento e não uma forma de o atacar. Como proprietário da empresa, deve ser a pessoa que mais sabe sobre o seu negócio e a que está em melhor posição para responder a todas as perguntas sobre as suas particularidades.

Independentemente do local onde se encontre, deve ser sempre capaz de responder ao que a sua empresa pode oferecer aos clientes e investidores e às vantagens que trará às suas vidas.

Deve ser sempre honesto ao responder às perguntas, mas não tenha medo de usar a criatividade nas respostas. Pode aprender muito ao responder a perguntas sobre as suas ideias e a sua empresa.

Esteja preparado e pratique

Uma estratégia muito importante que muitos novos empresários esquecem é a preparação e a prática. A falta de preparação adequada é uma falha grave quando se vai interagir com um público.

Não se coloque na situação de fazer uma apresentação e estar mal preparado, pois vai passar um mau bocado e, mais importante ainda, criar uma má impressão. Deve praticar o seu discurso comercial com o maior número de pessoas possível. Utilize várias versões até aperfeiçoar a mais eficaz e cativante.

Em reuniões com um único cliente, parceiro ou investidor, a sua melhor arma será a preparação, para a qual pode utilizar a sua análise SWOT. Concentre-se mais nos elementos positivos e na forma como estes o podem ajudar a atingir os seus objectivos e os deles.

Concentre-se no interlocutor.

Tente sempre centrar a sua conversa no ouvinte, exprimindo-se de forma clara e sem condescendência. A maioria das pessoas gosta de ser o centro da conversa, por isso, muitas vezes, pode criar uma conversa frutuosa fazendo perguntas perspicazes sobre o seu interlocutor.

Para iniciar a conversa, é necessário deixar claro que considera os outros importantes. Os clientes e associados com quem interage devem ficar com a impressão de que tem um grande interesse nos seus problemas e empreendimentos.

Preste especial atenção às formas de comunicação não verbais. Não quebre o contacto visual, acene regularmente com a cabeça e não interrompa o discurso do seu interlocutor. Não mude de assunto, pois isso denota desinteresse.

As conversas são interactivas, pelo que não se deve assumir o controlo total da conversa nem cedê-lo. Responda às perguntas tanto quanto as coloca.

Vista-se adequadamente

Tente tornar uma prática quotidiana comum vestir-se como se estivesse a encontrar-se com um potencial cliente, parceiro ou investidor. Deve estar preparado para causar uma boa primeira impressão a qualquer pessoa com quem se encontre.

É por isso que deve ter o hábito de se vestir adequadamente em todas as alturas, para todas as eventualidades. Use roupas discretas, mas criativas, que dêem a si e à sua empresa um estilo único.

Caraterísticas de uma boa primeira impressão

Um dos principais elementos que as reuniões de negócios com potenciais clientes ou parceiros devem ter sempre é o facto de serem memoráveis, de modo a criar uma impressão duradoura em todos os participantes.

Independentemente do método, seja pessoalmente, por telefone ou por videochamada, deve garantir que fica um objetivo de valor para todos.

Como empresário, tem de manter a sua integridade e ser fiel aos seus compromissos. Cumpra as suas promessas, para que a sua empresa passe uma impressão de transparência e honestidade.

Quando se tem agendas ocultas, estas costumam vir ao de cima durante as interações, diminuindo a confiança em si e na sua empresa, o que pode significar a perda de parceiros ou clientes.

Tente sempre ser honesto, acessível e benigno nas suas intenções quando participa em reuniões. Tente garantir que os seus clientes, parceiros e investidores beneficiem sempre de si e da sua empresa.

Quaisquer serviços ou produtos que ofereça não terão boa visibilidade se os clientes não tiverem a perceção de que coloca os seus interesses e preocupações em primeiro lugar, especialmente na primeira vez que interagem consigo e com a sua empresa.

Preste especial atenção às suas expressões, ao tom da sua voz, à forma como utiliza o seu corpo para defender os seus pontos de vista. Quando apertar a mão da outra pessoa, faça-o com firmeza para denotar confiança e carácter.

Deve também observar todos estes padrões no seu interlocutor, para compreender melhor o seu estado de espírito e as suas considerações sobre si e a sua empresa.

Linguagem corporal

A maior percentagem de informação durante uma conversa é transmitida de forma não verbal. É através do tom de voz e da linguagem corporal que utilizamos que realmente consolidamos a mensagem que queremos transmitir.

O famoso cientista evolucionista Charles Darwin, nas suas investigações, demonstrou que as expressões humanas são as mesmas em todo o planeta. Utilizou como expressões de referência o choro, a vergonha, a raiva e o desprezo, observando as caretas que provocavam no rosto.

Concluiu então que essas expressões eram comuns a todos os seres humanos da Terra. Desde então, muitas outras pesquisas foram realizadas, chegando a conclusões semelhantes e mostrando a importância das expressões não verbais na comunicação humana.

A linguagem corporal influencia muito a comunicação com os clientes, e a forma como conversam faz parte disso. Inclui também a distância a que se encontram, as expressões faciais que utilizam, a forma como seguram determinados objectos, a postura, o tom, a cadência da voz, entre muitos outros.

Através das múltiplas pesquisas sobre o tema, concluiu-se que existem 6 expressões básicas:

• Felicidade

• Tristeza

• Desgosto

• Surpresa

• Medo

• Raiva

Interpretar a linguagem corporal

Através da experiência e da análise, temos de reconhecer gradualmente como a utilização de diferentes expressões pode apoiar os nossos esforços comerciais. E que não se pode confiar totalmente nas percepções que temos, pois podem ser enganadoras. Temos de ter em consideração vários factores, como a idade, o sexo, o contexto, a educação e até a etnia, quando interpretamos as expressões e a linguagem corporal.

Por exemplo, quando alguém cruza os braços, isso pode significar que o ouvinte não tem uma mente aberta. É uma postura defensiva que pode não ser capaz de mudar. É importante ter em conta o contexto que o rodeia, no caso de estar frio no local onde se encontra e ser essa a razão para essa postura.

O contacto físico também é importante, pode ser utilizado para recuperar a atenção do seu interlocutor ou para estabelecer uma ligação mais próxima. Neste caso, pode pedir-lhe que coloque um saco, uma pasta ou outro objeto entre vocês para evitar o contacto. Na maioria das vezes, isto significa que está a ultrapassar o espaço privado do interlocutor ou que este tem problemas com um contacto tão próximo.

Se ele estiver sentado na ponta da cadeira ou com os pés a apontar para a saída, isso pode significar que já se decidiu ou que perdeu o interesse dele e que se sente pronto para se ir embora.

Se ele estiver constantemente a olhar para a direita, significa que quer ir embora; se olhar para cima, está a tentar mentir sobre alguma coisa. Se os seus olhos tendem a desviar-se mais para a esquerda, significa que está a tentar lembrar-se de factos reais.

Quando alguém morde ou franze os lábios pode significar ansiedade ou nervosismo. A cabeça inclinada para um lado ou para o outro significa que a pessoa está a pensar profundamente.

Quando mostra as palmas das mãos e as levanta, as suas intenções são honestas e verdadeiras. Se ele brinca com as mãos ou estala os nós dos dedos, é uma forma de relaxar ou de chamar a atenção. A partir de agora, observe todas as pessoas com quem interage para se aperceber dos pequenos gestos que elas fazem e utilize-os para construir melhores relações com elas.

Dicas sobre a linguagem corporal

Uma ferramenta muito útil que pode utilizar é o espelhamento. Replicar os gestos e expressões do seu interlocutor de forma semelhante cria inconscientemente uma ligação mais forte entre vocês.

Deve certificar-se de que os seus movimentos corporais são relaxados e naturais, pois isso transmite uma sensação de calma e confiança aos seus clientes. Mantenha uma postura direita, com os ombros para trás, a cabeça erguida e olhando sempre para o cliente.

Tente que as expressões e os gestos que utiliza transmitam entusiasmo e calma. Pratique constantemente estas técnicas, utilizando cada conversa e interação como uma oportunidade para aperfeiçoar as suas competências. Pode começar primeiro em frente ao espelho para poder observar os seus pontos fortes e fracos nesta área. Não tenha medo de se expor para polir as suas falhas. Ninguém é infalível e perfeito, reforce aquilo em que é bom e melhore o que não é.