Contabilidade na sua empresa

O desempenho económico é o que procuramos quando criamos uma empresa. Quer se trate de um empreendimento unipessoal, de uma empresa ou de uma multinacional, a obtenção de lucros é o principal objetivo para se poder manter e prosperar. Para cumprir este objetivo, é essencial conhecer as finanças e compreender claramente as noções básicas de contabilidade, a fim de poder interpretar os números. Isto permitir-lhe-á saber exatamente quanto ganhou, se a empresa cresceu ou se está em risco de falência.

Gerir as finanças e a contabilidade pode ser uma tarefa difícil. Gerir dinheiro e impostos pode ser stressante, para não mencionar que muitas vezes não se quer fazer a contabilidade. Esta atividade é essencial para gerir uma empresa, a qualquer nível, e tem de ser feita corretamente. Transformar números em acções faz de si uma pessoa de negócios.

Como novo empresário, não pode confiar apenas nos extractos bancários para gerir a sua empresa. Estes relatórios mostram apenas o movimento de dinheiro, não nos dão informações sobre dívidas, impostos devidos ou possíveis tendências.

Muitas vezes, quando começamos uma empresa, não dedicamos tempo a aprender as noções básicas de contabilidade e como se aplicam à nossa empresa. Quando começar a crescer, será mais difícil recuperar o atraso e tornar-se-á uma fraqueza que o acompanhará.

No início, pode não ter orçamento para contratar um contabilista e, mesmo que tenha, é melhor aprender o assunto. No início, será necessário tempo e esforço, mas vale a pena. A prática é melhor do que a teoria e será muito mais fácil desenvolver as suas competências no início, com poucos clientes e operações.

O que é a contabilidade?

A contabilidade é o processo completo e sistemático de registo, gestão, controlo, análise e interpretação de todas as operações e transacções económicas e comerciais que ocorrem numa entidade.

Principais etapas do processo:

• A informação é recolhida por ordem cronológica.

• O registo é efectuado de acordo com as regras e procedimentos do país.

• As demonstrações financeiras são emitidas.

• A informação é analisada e interpretada.

• Tomada de decisões.

Os contabilistas ou guarda-livros são responsáveis pelo controlo de todas as receitas e despesas, pelo cumprimento das obrigações financeiras e pelo apoio à tomada de decisões. Oferecem soluções e ideias de melhoria, tendo em conta os factores internos e externos que podem afetar a empresa.

Cada país tem as suas próprias particularidades em termos de normas de informação e de contabilidade. Ao criar o sistema contabilístico, é necessário adaptá-lo para satisfazer os requisitos das normas contabilísticas da sua região. O exercício contabilístico é geralmente um período de 12 meses que coincide com o ano civil.

Para que serve a contabilidade?

A contabilidade é o instrumento ideal para visualizar a realidade financeira de uma empresa. Entre outras coisas, permite-nos

• Saber se a empresa é rentável e manter um controlo financeiro contínuo e atualizado, tanto dos lucros (quanto temos e como o obtivemos) como das perdas (o que gastámos e quanto).

• Elaborar todas as contas e conhecer o ativo e o passivo.

• Cumprir atempadamente todas as nossas obrigações e impostos.

• Gerir melhor o fluxo de caixa e os recursos de que dispomos.

• Estabelecer um preço adequado em função dos seus custos.

• Analisar os acontecimentos passados, avaliar o presente e planear o futuro.

Métodos contabilísticos

Um método contabilístico é um processo formal em que a contabilidade é acompanhada desde o momento em que a informação é recolhida até à emissão das demonstrações financeiras. Esta informação é relevante para todas as partes interessadas, pelo que o método deve ser sólido.

Todas as acções financeiras devem ser registadas e bem documentadas. Deve escolher o método de registo que faz sentido para a realidade contabilística da sua empresa e para a regulamentação do seu país (que, por vezes, exige um método ou outro).

Existem duas formas ou métodos fundamentais de base contabilística:

• Numa base de caixa (ou recebimentos): Os rendimentos são registados exatamente quando o dinheiro/cheque é recebido, e não quando a venda é efectuada. As despesas são registadas quando são pagas, não necessariamente quando se adquire o bem ou serviço. O dinheiro é registado no dia em que entra e sai da sua conta, independentemente de quaisquer acordos entre as partes.
• Numa base de acréscimo: As receitas são registadas quando são obtidas, quando se celebra um acordo com o cliente e a venda é efectuada. As despesas quando se efectua uma compra. Não importa se, por exemplo, o dinheiro será recebido dentro de 1 a 2 meses ou se recebeu ou entregou um adiantamento. A data de registo é quando a venda ou compra é efectuada e não necessariamente quando se recebe ou gasta o dinheiro.

O método de caixa é simples e direto, mas não retrata a realidade de caixa da maioria das empresas. As transacções numa base de crédito são normais, transacções diárias, mas este método não regista as contas a pagar e a receber. Também não é adequado para controlar inventários, pagar ao pessoal ou registar depreciações ou amortizações. Apenas as pequenas empresas que não gerem bens considerariam este método útil a longo prazo.

É necessário escolher o método mais adequado à rentabilidade esperada. O que lhe permite determinar os impostos e acompanhar as transacções. Será a sua forma de interpretar o mundo dos negócios. Em caso de dúvida, é aconselhável consultar um especialista para confirmar qual é a melhor opção para o seu tipo de atividade e a regulamentação em vigor.

Sistema contabilístico

Depois de escolher um método, devemos decidir qual o sistema que vamos utilizar para registar as operações das diferentes actividades de forma rápida e eficiente. A informação apresentada deve ser organizada, legível, útil e verificável. Qualquer suporte serve, manual ou digital, desde que valorize a informação financeira.

É possível subcontratar a contabilidade, mas trata-se de uma opção dispendiosa. É provável que tenha de começar a gerir o seu sistema, pelo que é importante preparar-se para compreender o que vai fazer. Depois de compreender os números e as noções básicas de contabilidade,