Fases essenciais de um processo de negociação eficaz

A preparação: o trabalho prévio à negociação

O sucesso de uma negociação baseia-se numa preparação exaustiva, uma fase que muitas vezes é subestimada, mas que é absolutamente crucial.

Antes de sentar à mesa, é indispensável realizar uma análise profunda da situação, o que implica elaborar um diagnóstico tanto da nossa própria posição como da do nosso oponente, avaliando os seus interesses, o seu poder e, acima de tudo, a informação de que dispõe.

Em seguida, devemos definir objetivos claros, estabelecendo um intervalo entre os resultados mínimos aceitáveis e os máximos desejáveis, o que nos dará flexibilidade para manobrar.

Também é vital definir as variáveis que serão negociadas (preço, prazos, etc.) e preparar argumentos sólidos que usaremos para defender a nossa posição em cada uma delas.

Por fim, a preparação inclui a organização logística da reunião: estabelecer uma ordem do dia, definir os horários e decidir o local do encontro, pois não é a mesma coisa jogar «em casa», em campo adversário ou em território neutro.

O início: criando o clima e sondando o terreno

A primeira fase da negociação propriamente dita, que ocupa aproximadamente 5% do tempo total, centra-se em criar um clima adequado que facilite o diálogo.

Para isso, é recomendável começar conversando sobre temas neutros para «quebrar o gelo» antes de entrar no assunto.

Um detalhe psicológico importante é não se sentar à mesa imediatamente, pois o ato de sentar-se transmite a mensagem não verbal de que a negociação está prestes a começar; é melhor fazê-lo depois de criar essa atmosfera inicial de cordialidade.

Nesta fase, também se estabelecem as regras do jogo, revendo a ordem do dia e os prazos previstos.

Finalmente, é o momento de sondar a outra parte, apresentando de forma geral os nossos interesses, sondando os seus e mostrando a nossa posição inicial, idealmente começando por destacar os pontos em comum para construir uma base de acordo.

As propostas: a troca de posições iniciais

Nesta fase, cada parte formula as suas propostas e as posições iniciais são reveladas. É o momento de colocar em prática a flexibilidade e a criatividade.

Ao formular as nossas propostas, devemos fazê-lo de forma racional e tranquila, utilizando uma linguagem corporal que transmita abertura e sinceridade, como manter as mãos visíveis.

É crucial deixar sempre uma margem de manobra, pois é provável que a nossa primeira oferta seja rejeitada.

Ao receber as propostas do oponente, o segredo é ouvir com atenção e não se sentir obrigado a contrapropor imediatamente.

Leve o tempo que for necessário para analisá-la, faça perguntas para esclarecê-la e mostre sempre uma certa reserva, pois quase nunca a primeira oferta é a melhor.

As concessões: o cerne da negociação

Esta é a fase mais importante, que representa a própria essência da negociação: o ajuste das posições através de uma troca de concessões.

Aqui, a regra de ouro é nunca fazer uma concessão de graça; ela deve sempre ser em troca de algo ou para desbloquear um impasse.

Uma tática inteligente é ceder naquilo que tem pouco valor para si, mas muito para o seu oponente, para assim poder obter em troca algo de grande valor para si.

É fundamental deixar claro que está a fazer uma concessão para que a outra parte se sinta inclinada a retribuir.

No entanto, não é obrigado a fazer uma concessão sempre que o outro a fizer; o valor do que é cedido é mais importante do que o número de concessões.

A negociação deve ser sempre vista como um jogo global, não como uma série de concessões isoladas.

O encerramento: formalizando o acordo ou o desacordo

A fase final tem como objetivo concretizar os resultados e formalizá-los num acordo.