MANUTENÇÃO DE REGISTOS E CONFIDENCIALIDADE

PROTOCOLOS DE ARQUIVO SEGURO DE PROCESSOS DE INVESTIGAÇÃO

A gestão da documentação numa investigação de assédio sexual requer um nível de segurança comparável ao dos segredos de Estado.

A lei proíbe terminantemente a divulgação do conteúdo da queixa, a identidade e os endereços das partes (vítima, acusado, testemunhas) e os detalhes da investigação ou conciliação.

Todos os registos físicos devem ser mantidos sob chave em arquivos seguros, e os digitais devem ser encriptados com acesso restrito exclusivamente aos membros do Comité Interno (IC) ou ao responsável pelos Recursos Humanos designado.

Imaginemos que o primeiro-ministro Winston Churchill lida com os casos de assédio dentro do seu gabinete de guerra.

Esses documentos não podem ser deixados sobre uma secretária onde qualquer secretário possa lê-los. Devem ser tratados como informação «ultrassecreta».

Se Churchill permitisse que um processo ficasse aberto numa sala comum, estaria a violar a obrigação legal de custódia.

Além disso, é prática padrão que todos os envolvidos no comité assinem Acordos de Não Divulgação (NDA) antes de ter acesso a qualquer prova, garantindo que as informações confidenciais não saiam da sala de deliberação.

LIMITES DA CONFIDENCIALIDADE E OBRIGAÇÕES DE COMUNICAÇÃO

Embora a confidencialidade seja a regra de ouro, ela não é absoluta no sentido operacional.

A identidade do denunciante deve ser revelada ao acusado ("respondente") para que este possa exercer o seu direito de defesa; não são permitidos julgamentos anónimos ao estilo da Inquisição.

No entanto, esta informação é partilhada sob o princípio estrito da «necessidade de saber».

O que é proibido é a divulgação ao público, à imprensa ou a outros funcionários alheios ao processo.

Especificamente, a lei (como a Lei POSH) exclui esses casos do âmbito das leis de transparência pública (como a Lei do Direito à Informação), protegendo a privacidade sobre o interesse público geral.

Se o inventor Nikola Tesla fosse acusado de assédio, teria o direito de saber quem o acusa para poder defender-se.

Mas o comité não poderia publicar um boletim na empresa dizendo: «Tesla está a ser investigado pela denúncia da Sra. X».

Se um jornalista perguntasse sobre o caso, a empresa teria a obrigação legal de negar a informação para proteger a dignidade de todos.

Mesmo que se obtenha justiça, a publicação do resultado não deve permitir a identificação da vítima.

PROTEÇÃO DE DADOS E PRIVACIDADE NO TRATAMENTO DE DENÚNCIAS

A violação da confidencialidade é uma ofensa grave que acarreta sanções específicas.

Se uma pessoa encarregada de lidar com a queixa (membro do comitê, testemunha ou pessoal de RH) vazar informações, será punida de acordo com as regras de serviço ou com uma multa econômica estipulada por lei (por exemplo, 5.000 rúpias no quadro de referência).

O objetivo é criar um ambiente de confiança onde a vítima saiba que denunciar não a tornará o centro das fofocas do escritório. Suponhamos que a espiã Mata Hari testemunhe numa investigação