Priorização de tarefas através de matrizes de eficiência

Separação entre o urgente e o essencial

A saturação de pedidos, e-mails e requisitos operacionais pode facilmente paralisar um funcionário que não disponha de um sistema de classificação de tarefas.

Para combater este caos, existe um método analítico que divide as obrigações avaliando duas variáveis principais: o seu grau de urgência e o seu impacto real.

As atividades que são simultaneamente urgentes e de grande importância devem absorver a nossa atenção principal, uma vez que adiá-las desencadearia crises operacionais imediatas.

Por outro lado, existem projetos que têm uma importância capital para o crescimento estratégico, mas que não têm uma data de vencimento iminente.

Essas tarefas devem ser agendadas meticulosamente para evitar que o turbilhão do dia a dia as enterre no esquecimento.

Consideremos um gestor de marketing: se o site principal de vendas sofrer uma falha, esta tarefa é crítica e urgente; no entanto, redigir o manual da marca para o próximo ano é fundamental, mas não urgente, pelo que deve ser agendado em vez de executado no meio da falha do servidor.

Delegação e eliminação de tarefas que roubam tempo

Uma vez que as prioridades primárias estejam atendidas, o método exige gerir com frieza os dois quadrantes restantes da matriz.

Constantemente deparamo-nos com pedidos que exigem atenção imediata, mas que, no panorama geral das nossas funções, são insignificantes ou não requerem a nossa especialização técnica.

Este tipo de compromissos deve ser delegado ou redirecionado rapidamente para o pessoal de apoio correspondente, libertando assim o nosso tempo para tarefas de maior valor intelectual.

Por fim, existe um conjunto de ações quotidianas que não revestem a mínima importância nem pressa alguma.

Hábitos nocivos como navegar compulsivamente na Internet, consultar as redes sociais de forma descontrolada ou participar em reuniões onde a nossa presença é redundante, atuam como buracos negros que devoram a produtividade.

Identificar estas armadilhas cognitivas e proceder à sua eliminação total garante que a mente humana concentre toda a sua energia biológica nas missões que realmente imp