Melhores práticas para a redação de e-mails

Quando usar o e-mail e quando não usar

O e-mail é uma ferramenta poderosa, mas nem sempre é o canal de comunicação mais adequado.

Antes de redigir uma mensagem, é crucial avaliar se uma chamada telefónica ou uma conversa cara a cara poderiam ser mais rápidas e convenientes para atingir o objetivo.

Mais importante ainda, nunca se deve enviar um e-mail quando se está zangado, frustrado ou com qualquer outra emoção negativa intensa.

Os e-mails criam um registo escrito e permanente que pode ser facilmente reencaminhado, o que pode escalar um conflito desnecessariamente.

A regra de ouro é: se não quiser que a sua mensagem seja repetida ou que fique registada, não a escreva num e-mail.

O que é dito nos e-mails raramente fica apenas nos e-mails.

Como escrever assuntos claros, concisos e específicos

A linha de assunto é o primeiro, e às vezes único, elemento que o destinatário vê, por isso a sua redação é de vital importância.

Um bom assunto deve fazer duas coisas: incentivar o destinatário a abrir a mensagem e dar uma ideia clara do seu conteúdo.

Por isso, deve evitar a todo o custo assuntos vagos como «Olá», «Pergunta» ou um simples ponto de interrogação, pois não acrescentam valor e tendem a ser ignorados.

Um assunto eficaz deve ser explícito e curto, idealmente entre 4 e 7 palavras para não ser truncado em dispositivos móveis.

Uma excelente prática é usar palavras-chave entre colchetes para dar um contexto imediato, como "[AÇÃO NECESSÁRIA]", "[DECISÃO]" ou "[LEMBRETE]".

Isso permite que o destinatário priorize a mensagem antes mesmo de abri-la.

A importância de uma "chamada à ação" clara e direta

Um erro muito comum na redação de e-mails é omitir uma "chamada à ação" (call to action) clara.

Este é o componente do e-mail onde se indica explicitamente ao destinatário o que se espera dele.

Sem uma chamada à ação, o objetivo do e-mail pode ficar ambíguo, deixando o leitor sem saber como deve proceder.

Frases passivas e vagas como «Gostaria de saber o estado da minha solicitação...» são ineficazes.

Uma boa chamada à ação, por outro lado, é direta e precisa, sem deixar margem para interpretações.

Por exemplo, em vez da frase anterior, seria muito mais eficaz escrever: «Pode, por favor, confirmar a data em que a solicitação será aprovada?».