Dar feedback em situações difíceis

Abordar estas conversas pode ser um desafio, uma vez que muitas vezes envolvem lidar com tópicos desconfortáveis. No entanto, aprender a dar feedback eficaz em momentos difíceis é uma competência que pode fazer a diferença na dinâmica da equipa e no desenvolvimento individual.

Em que situações é mais difícil dar feedback? Provavelmente quando antecipa que será uma conversa desconfortável. Mesmo com experiência, é normal sentir alguma apreensão nestas situações, o que pode levar à procrastinação e dificultar a comunicação.

Ao lidar com esta questão, existem algumas estratégias úteis que podem ser aplicadas para o ajudar a lidar com a situação sem perder a sua objetividade.

Uma técnica valiosa é formular a mensagem de feedback utilizando frases específicas que ajudam a construir a mensagem de forma objetiva, detalhada e clara. Nesta técnica, é essencial ser factual e dar sempre exemplos claros. É necessário ser específico sobre o que deve ser mudado para que não haja dúvidas.

Eis algumas destas afirmações:

• Se/então: Este tipo de construção permite-lhe descrever as repercussões das acções de uma pessoa, o que é eficaz para mostrar as consequências de não abordar o problema. Por exemplo: Se não melhorares a forma como te relacionas e continuares a criar situações incómodas com.... Não posso incluir-te em...; ou se não me explicares o que se passa, não te posso ajudar.

• Isto funciona / isto não funciona: A utilização destas expressões ou de expressões semelhantes, indicando preferência ou contraste, permite um feedback equilibrado, realçando tanto o lado positivo como o negativo de uma situação. Isto ajuda a dar uma imagem completa e a apontar claramente as áreas a melhorar. Por exemplo: Acho óptima a forma como aproveita o seu tempo no escritório e como faz várias tarefas. Isto permite-lhe progredir rapidamente em várias frentes. No entanto, preocupa-me que esteja a perder pormenores e que a qualidade do seu trabalho esteja a diminuir. Proponho...

• Declarações de impacto comportamental: Estas declarações ajudam-no a ter uma ideia clara do impacto que o seu comportamento tem na organização e nos outros membros da equipa. Ajudam-nos a compreender as consequências das suas acções e a razão pela qual é necessário proceder a alterações. Podem ser propostas de forma direta, por exemplo: É importante que cumpra o seu horário de trabalho e, sobretudo, que seja pontual. No último mês, o seu comportamento piorou, o que afecta não só o seu desempenho, mas também o do resto da sua equipa, que depende de que cumpra a sua parte a tempo. Até outros membros do grupo abrandaram o seu comportamento devido a este facto. Ou utilize uma perspetiva mais pessoal se quiser comunicar emoções de uma forma construtiva. Neste caso, contextualize os seus sentimentos em relação às acções do funcionário. Por exemplo: Quando ontem foi falar com o meu chefe para lhe transmitir as suas preocupações, fiquei aborrecido porque não sabia que se sentia assim. Agora ele acha que eu não estou a par das preocupações da minha equipa e que tenho de....

• Compromisso/realidade: Esta técnica baseia-se num acordo prévio. Se, depois de se ter reconciliado e concordado em seguir um curso ou ação, a pessoa não cumprir a sua parte do compromisso, está a falhar uma expetativa. Nesta declaração, utiliza-se o que foi acordado contra a evidência do que realmente aconteceu e as consequências do não cumprimento. Por exemplo: Na nossa última reunião, acordámos que entregaria o relatório dentro de uma semana e ainda não o entregou nem me informou das razões do atraso, pelo que agora tenho de resolver a situação ou retirar outro membro da equipa das suas tarefas para o fazer.

• Utilizara primeira pessoa: Outra forma é utilizar "eu" em vez de "tu". Exprima as suas observações e sentimentos utilizando afirmações como: Eu percebo...; Eu percebo...; Eu compreendo...; ou Eu sinto..... ou A forma como vejo as coisas..... Isto dá espaço para que a outra pessoa exprima o seu ponto de vista. Também para evitar culpar a outra pessoa, pode incluir-se a si próprio com construções como. Quando me interrompe quando estou a falar, perco o fio à meada do que estava a dizer.

Eis algumas outras diretrizes para dar feedback em situações difíceis:

• Escolher a altura certa: Encontrar uma altura em que ambos estejam relaxados e possam falar sem distracções ou pressões de tempo.