Ciclos de planeamento (Planning Cycles)

Descendo na «cebola do planeamento», chegamos aos Ciclos de Planeamento.

Este nível concentra-se no curto prazo, traduzindo o roteiro e os OKRs em compromissos concretos sobre quais elementos do backlog a equipa irá trabalhar a seguir.

É uma reunião ou processo recorrente em que a equipa revê a parte superior do backlog priorizado e concorda com um conjunto de tarefas a serem concluídas dentro de um período de tempo definido (o ciclo).

A natureza exata desse ciclo varia de acordo com a estrutura ágil utilizada (por exemplo, Sprint Planning no Scrum), mas o objetivo geral é estabelecer um foco claro para a equipa durante as próximas semanas.

Decidir o que trabalhar a seguir

O objetivo fundamental do planeamento de ciclos é determinar e acordar o trabalho imediato da equipa.

Analisa-se a parte superior do backlog (que deve estar refinada e priorizada) e seleciona-se um conjunto de histórias de utilizadores ou outros itens que a equipa acredita poder concluir dentro do ciclo.

Este processo envolve uma conversa entre o proprietário do produto (que representa as prioridades do negócio/cliente) e a equipa de desenvolvimento (que compreende a capacidade e o esforço técnico).

O resultado é um compromisso da equipa sobre o trabalho a ser realizado durante o ciclo, proporcionando previsibilidade a curto prazo.

Cadência do planeamento (semanal, quinzenal) e fatores a considerar

A cadência (frequência e duração) dos ciclos de planeamento é uma decisão fundamental e depende do contexto da equipa. Não existe uma regra única, mas os fatores a considerar incluem:

• Previsibilidade e Interrupções: Equipas com trabalho muito imprevisível ou muitas interrupções urgentes podem precisar de ciclos mais curtos (por exemplo, diários ou semanais). Equipas mais previsíveis podem lidar com ciclos mais longos (por exemplo, quinzenais, mensais).
• Duração de experimentos/protótipos: se a equipa trabalha em ciclos de experimentação, a duração destes pode ditar a cadência do planeamento.
• Tamanho das histórias: histórias consistentemente grandes podem forçar ciclos mais longos, embora, idealmente, as histórias devam ser divididas.
• Dependências e bloqueios: bloqueios externos frequentes podem influenciar a cadência, muitas vezes sugerindo ciclos mais longos ou abordagens de gestão diferentes.

Geralmente, são recomendados ciclos de uma a quatro semanas, sendo uma ou duas semanas o mais comum para manter a agilidade.

Importância da constância e gestão de emergências

Duas regras importantes regem os ciclos de planeamento:

Constância: Uma vez decidida a duração do ciclo (por exemplo, duas semanas), é crucial mantê-la constante.

Alterar a duração de forma irregular dificulta o estabelecimento de um ritmo sustentável e a medição fiável da velocidade ou do desempenho.

Se for necessária uma alteração, esta deve ser feita de forma deliberada e a nova cadência deve ser mantida.

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