Como conduzir e participar em reuniões de trabalho produtivas

O objetivo fundamental e a dupla dimensão de uma reunião

Uma reunião é muito mais do que um simples encontro; é uma técnica de comunicação que permite que pessoas com objetivos comuns troquem informações e cheguem a compromissos coletivos para atingir metas previamente estabelecidas.

Seja para informar, avaliar, resolver um problema ou tomar uma decisão, toda reunião bem-sucedida compartilha essa essência colaborativa.

É importante reconhecer que cada reunião tem duas vertentes: uma dimensão formal, cujo objetivo é a divulgação de informações e o avanço em direção a um objetivo específico, e uma dimensão informal, que responde à necessidade humana fundamental de contato e relacionamento social.

Ambas as dimensões são importantes e devem ser geridas para criar um ambiente produtivo e, ao mesmo tempo, humanamente conectado.

A preparação meticulosa: a base de uma reunião bem-sucedida

O sucesso de uma reunião é forjado muito antes de ela começar. Uma preparação adequada é indispensável e deve contemplar vários pontos-chave.

Em primeiro lugar, é crucial definir claramente o tema a ser tratado e o objetivo que se pretende alcançar com a reunião.

Em seguida, deve-se preparar e organizar todas as informações e documentação pertinentes que serão necessárias.

A seleção dos participantes é outro passo estratégico; deve-se determinar quem são as pessoas-chave e quantas devem participar, pois isso influenciará a dinâmica e a logística do espaço.

Não se deve esquecer a preparação dos recursos materiais (projetores, microfones, etc.) e o envio da convocatória com antecedência suficiente.

Por fim, é fundamental estabelecer uma duração aproximada e respeitá-la, propondo uma nova reunião se o tempo não for suficiente para não desvirtuar o objetivo inicial.

O fluxo da comunicação: tipos de reuniões e o papel do moderador

O papel do moderador e a dinâmica da reunião variam de acordo com o objetivo e o fluxo de informação. Podemos distinguir três tipos principais:

Reunião Descendente: É convocada para que uma pessoa (geralmente um dirigente) transmita informações aos demais. Aqui, os participantes ouvem e a principal habilidade do moderador é responder às perguntas que surgirem.

Reunião ascendente: o objetivo é o contrário: recolher informações dos participantes. Neste caso, o moderador atua como um entrevistador, utilizando perguntas para orientar a conversa e obter os dados necessários.

Reunião de debate: procura analisar um tema de interesse comum para chegar a conclusões consensuais.

Todos os participantes têm voz e voto, e o moderador é responsável por orientar as etapas da reunião: boas-vindas, apresentação do tema, desenvolvimento da ordem do dia e um encerramento que resuma os acordos alcançados.

Compreender os participantes: tipologias para uma melhor gestão

Toda reunião é um microcosmo de personalidades diferentes, e saber identificá-las é fundamental para uma moderação eficaz.

Reconhecer os diferentes perfis dos participantes permite-nos antecipar dinâmicas e redirecionar a conversa quando necessário. Podemos encontrar vários arquétipos comuns numa conversa.

Por exemplo, o «tímido», que precisa de ser encorajado a participar; o «discutidor», que procura a confrontação; o «obstinado», que se agarra à sua ideia; o «questionador», que desvia o foco; ou o «sabichão», que tenta dominar com o seu suposto conhecimento.

Um bom moderador não julga esses perfis, mas sim os gere para garantir que todas as vozes sejam ouvidas de forma construtiva e que a reunião não se desvie do seu objetivo principal.

Resumo

Uma reunião é uma técnica de comunicação que permite que pessoas com objetivos comuns troquem informações para atingir metas estabelecidas. Cada reunião tem uma dimensão formal, para divulgar informações, e uma informal, para o contacto social.

O sucesso de uma reunião é forjado muito antes de ela começar; uma preparação adequada é indispensável. É crucial definir claramente o tema e o objetivo, preparar as informações e selecionar os participantes.

O papel do moderador e a dinâmica variam de acordo com o objetivo. Podemos distinguir três tipos: descendente (para transmitir informações), ascendente (para recolher informações) e de debate (para analisar um tema de interesse comum).