Esclarecendo o objetivo dos seus escritos

Definir a intenção da mensagem escrita (informar, alertar, solicitar)

Tal como na comunicação verbal, toda mensagem escrita deve ter um objetivo claro e definido antes de escrever a primeira palavra.

É fundamental perguntar-se: «Qual é a minha intenção? O que pretendo alcançar com este texto?».

O objetivo pode variar significativamente; pode ser simplesmente informar sobre o andamento de um projeto, apresentar fatos para ajudar outros a tomar uma decisão ou alertar sobre um risco iminente que ameaça um prazo.

Ter essa intenção clara desde o início é crucial, pois cada frase e cada dado incluído no texto devem servir para reforçar e cumprir esse objetivo principal.

Essa clareza inicial garante que a mensagem seja coerente, focada e não se desvie para informações irrelevantes.

Como o objetivo determina o tom e a escolha das palavras

A intenção da mensagem é o fator que determina o tom, a linguagem e o nível de formalidade que deve ser empregado.

A comunicação escrita deve ser flexível e adaptar-se tanto ao objetivo como ao destinatário.

Por exemplo, se o objetivo for simplesmente solicitar uma atualização de estado a um colega com quem se tem um bom relacionamento, o tom será colaborativo e cordial.

No entanto, se o objetivo for alertar firmemente sobre as consequências de um atraso num projeto crítico, o tom será muito mais direto e assertivo, utilizando uma linguagem que reflita a gravidade da situação.

É importante destacar que é possível ser firme sem recorrer a ataques pessoais; isso é conseguido através de uma escolha cuidadosa de palavras que se concentre nos factos e na ação necessária, em vez de julgamentos de valor.

A importância da clareza para evitar ambiguidades

Na comunicação escrita, a clareza é fundamental, pois o destinatário não conta com o apoio do tom de voz ou da linguagem corporal para interpretar a mensagem; ele só tem as palavras.

Portanto, o texto não deve deixar margem para interpretação.

Frases ambíguas como «estou um pouco sobrecarregado neste momento» são problemáticas porque podem significar muitas coisas: a pessoa precisa de mais tempo? Está a pedir que o pedido seja encaminhado para outra pessoa? Ou está a insinuar que você pare de lhe enviar mensagens?

Para evitar essa confusão, a comunicação deve ser explícita e específica.

Uma resposta muito mais eficaz seria: «Vou dar-lhe uma resposta antes