Como comunicar uma decisão de forma clara e transparente

Ir direto ao ponto: anunciar a decisão de forma clara e explícita

Ao comunicar uma decisão, a regra mais importante é ser direto e evitar rodeios.

Começar a conversa com evasivas ou introduções longas apenas gera stress e ansiedade no interlocutor, que intui que algo importante será dito, mas não sabe o que esperar.

Este princípio aplica-se mesmo quando a notícia é positiva, como uma promoção.

A abordagem mais respeitosa e eficaz é anunciar a decisão de forma clara e explícita desde o início.

Deve-se usar uma linguagem inequívoca que não deixe margem para interpretações ou dúvidas.

Essa franqueza inicial elimina a tensão, estabelece um quadro de transparência e permite que a conversa se concentre imediatamente no «porquê» e nos passos a seguir, em vez de na incerteza.

Explicar o contexto, as motivações e as consequências

Depois de comunicar a decisão de forma direta, o passo seguinte é fornecer o contexto necessário para a sua compreensão.

É fundamental explicar as motivações que levaram a essa decisão, ou seja, o «porquê» por trás dela.

Além disso, deve detalhar as consequências que essa decisão terá para as pessoas envolvidas.

O nível de detalhe nesta explicação deve ser adaptado ao público: uma comunicação ao nível da direção pode ser mais breve e centrada em dados, enquanto uma comunicação dirigida aos colegas de equipa provavelmente exigirá mais elaboração e empatia.

Também é importante considerar se o público esteve previamente envolvido no processo, pois isso determinará a quantidade de informações de fundo necessárias.

Discutir os próximos passos e antecipar perguntas

Depois de explicar a decisão e o seu contexto, a fase final consiste em olhar para o futuro.

É crucial discutir os próximos passos de forma concreta: o que vai acontecer a partir de agora, quem será responsável por quais tarefas e como se vai proceder.

Se a decisão for importante ou inesperada, é vital ser paciente e dar tempo às pessoas para processarem a notícia antes de abrir espaço para o diálogo.

Uma técnica muito eficaz é antecipar as perguntas que o público possa ter.

Colocando-se no lugar dos outros, é possível prever as suas dúvidas e preparar respostas claras.

Pode até abordar essas perguntas de forma proativa, dizendo: «Tal