Adaptação da mensagem de acordo com o nível de experiência do destinatário

Diferenças entre comunicar com um especialista e um novato

Um princípio fundamental da comunicação eficaz é reconhecer que não se pode usar a mesma abordagem para todos os públicos.

Existe uma diferença crucial entre comunicar com um especialista no assunto e com alguém que é novo na área.

Um novato precisa de mais contexto, uma explicação dos conceitos básicos e uma linguagem simples e acessível para compreender a mensagem.

Por outro lado, um especialista já possui essa base de conhecimento e está mais interessado nas nuances, nos dados específicos ou nas implicações estratégicas.

Comunicar com um especialista como se fosse um principiante pode ser condescendente e uma perda de tempo, enquanto falar com um novato com a complexidade de um especialista só irá gerar confusão e frustração.

Portanto, avaliar o grau de especialização do interlocutor é o primeiro passo para adaptar corretamente a nossa mensagem.

Estratégias para ajustar o nível de detalhe e a linguagem técnica

Uma vez identificado o nível de experiência do destinatário, a estratégia principal consiste em ajustar deliberadamente o nível de detalhe e o uso de jargão técnico.

Por exemplo, ao informar sobre o estado de um projeto, um diretor de departamento precisará de uma visão geral centrada em prazos e orçamento, uma vez que os detalhes técnicos não são relevantes para a sua tomada de decisões.

Em contrapartida, um programador da mesma equipa precisará de conhecer esses pequenos detalhes técnicos, pois eles têm impacto direto no seu trabalho.

Da mesma forma, é um erro comum que os especialistas técnicos expliquem uma solução a um público não técnico (como gerentes de produto) usando uma linguagem cheia de jargões incompreensíveis.

O comunicador eficaz deve fazer um esforço para «traduzir» a informação, concentrando-se nas implicações funcionais e nos resultados, em vez de no processo técnico.

A importância de perguntar "O que esta pessoa precisa saber?"

Para orientar a adaptação da mensagem, a pergunta mais importante que um comunicador deve fazer é: "O que esta pessoa precisa saber?".

Esta pergunta é muito mais poderosa do que «O que é que esta pessoa sabe?», pois muda o foco de uma simples avaliação de conhecimentos para uma seleção estratégica de informação.

Obrigando o emissor a filtrar o seu próprio conhecimento e a apresentar apenas o que é essencial e relevante para o recetor nesse contexto específico.

Ao responder a esta pergunta, evitamos sobrecarregar o público com dados desnecessários e garantimos que o núcleo da mensagem seja claro, conciso e, acima de tudo, útil.

Este simples exercício mental é a chave para passar de simplesmente «falar» para comunicar com um propósito claro e centrado no destinatário.

Resumo

Um princípio fundamental é reconhecer que não se pode usar a mesma abordagem para todos os públicos. Um novato requer mais contexto e linguagem simples, enquanto um especialista procura nuances e dados específicos para compreender.

Uma vez identificado o nível de experiência, a estratégia principal consiste em ajustar deliberadamente o nível de detalhe e o uso de jargão técnico. O comunicador eficaz deve fazer um esforço para «traduzir» a informação.

Para orientar a adaptação da mensagem, a pergunta mais importante é: «O que é que esta pessoa precisa de saber?». Esta pergunta obriga o emissor a filtrar o seu próprio conhecimento e a apresentar apenas o que é essencial.