A arte da concisão: escrever de forma clara e direta

Por que a concisão é fundamental no ambiente profissional

No acelerado ambiente profissional atual, o tempo e a atenção são recursos limitados.

As nossas mensagens escritas, sejam e-mails ou relatórios, competem com inúmeras outras tarefas que os nossos destinatários têm de gerir ao longo do dia.

Se uma mensagem for muito longa, densa ou difícil de ler, corre o risco de ser adiada ("vou ler mais tarde"), mal interpretada através de uma leitura superficial ou, na pior das hipóteses, completamente ignorada.

Além disso, a falta de concisão pode projetar uma imagem pouco profissional, uma vez que a capacidade de síntese é uma competência muito valorizada na maioria das funções.

Portanto, ser conciso não é apenas uma questão de estilo, mas uma necessidade estratégica para garantir que a nossa comunicação seja recebida, compreendida e atendida com a urgência que ela requer.

Técnicas: Evitar palavras desnecessárias e usar listas com marcadores

Existem técnicas simples para tornar os nossos textos mais concisos e fáceis de compreender.

A primeira é evitar palavras desnecessárias.

Embora seja recomendável um tom coloquial, a escrita dá-nos a oportunidade de rever e eliminar redundâncias que não acrescentam valor, como usar sinónimos juntos («colaboração e cooperação») ou alongar frases desnecessariamente.

A segunda técnica é o uso de listas com marcadores.

Quando uma mensagem contém vários pontos ou uma série de passos, organizá-los numa lista em vez de um parágrafo denso melhora drasticamente a legibilidade.

As listas adicionam "ar" ao texto, facilitam a leitura rápida e, muitas vezes, permitem expressar a mesma informação com menos palavras, tornando a mensagem mais clara e direta.

Elimine frases introdutórias inúteis para ir direto ao ponto

Uma fonte comum de palavreado na comunicação escrita são as frases introdutórias e de cortesia que, embora bem intencionadas, não agregam nenhum valor à mensagem.

Frases como «Recebi o seu e-mail» (o que é óbvio se você está a responder) ou «Escrevo para informá-lo» são redundantes e devem ser eliminadas para ir direto ao ponto.

Mesmo frases de encerramento como «Não hesite em contactar-me» são muitas vezes desnecessárias; se quiser convidar o contacto, é mais direto e positivo escrever «Convido-o a contactar-me».

O objetivo é eliminar todo o enchimento que atrasa a chegada ao cerne da me