Procedimento para uma interação bem sucedida numa reunião

No ambiente de trabalho atual, onde a produtividade é vital, é crucial gerir as interações de forma eficaz. Quer se trate de reuniões formais ou de discussões informais com indivíduos ou grupos, cada interação deve servir um objetivo. As competências de conversação dão-lhe uma vantagem distinta para obter apoio para as suas ideias e receber feedback positivo dos outros.

A chave para satisfazer estas necessidades práticas é empregar um procedimento de interação flexível e eficaz. Um guia de conversação eficaz é essencial para este efeito.

Ao descrever uma estrutura básica para orientar qualquer tipo de discussão, existem várias fases. Mas o que as une é a sua vontade de ouvir com empatia e procurar o consenso ou a confirmação da compreensão mútua em cada etapa. Especialmente se se tratar de uma reunião de equipa.

A fase de introdução:

• Nesta primeira etapa, define-se o ambiente e o tom da reunião, pelo que ser positivo e acolhedor faz com que os outros se sintam à vontade para partilhar as suas ideias, opiniões e desafios.

• O mais importante nesta fase é introduzir o tema da conversa e estabelecer um objetivo claro, explicando o "quê" e o "porquê" da situação. Para além disso, realce a forma como a concretização do objetivo beneficiará os trabalhadores e a empresa.

• Esta fase também envolve deixar espaço para possíveis questões relacionadas que possam surgir durante a discussão. O tópico pode ser levantado pelo líder ou por outro membro da equipa, mas o "quê" e o "porquê" devem ser estabelecidos antes de se avançar.

A fase de clarificação:

• Esta fase aborda os pormenores do "quê" e do "porquê" definidos na primeira fase. Procura fornecer os factos, os números e as informações necessárias para compreender plenamente a situação. Isto garante que as decisões subsequentes se baseiam em informações exactas e evita que se tomem medidas com base em dados incompletos ou incorrectos.

• Nesta fase, as opiniões e os sentimentos vêm ao de cima e é importante fornecer todos os pormenores necessários para esclarecer as dúvidas. Orientar a conversa para que todos tenham a oportunidade de falar e contribuir. Evite que uma pessoa domine a discussão. Utilize perguntas abertas para incentivar o diálogo e a reflexão. Perguntas como "O que pensa sobre isto?" ou "Que abordagem considerou?" podem gerar conversas significativas.

A fase de exposição:

• A participação de todos os envolvidos é incentivada. As opiniões são ouvidas, as ideias são geradas e as soluções são avaliadas. É importante que todos os participantes contribuam com as suas perspectivas antes de o líder partilhar a sua opinião, para que não se sintam intimidados. Esta abordagem equitativa promove uma maior criatividade e empenhamento nas soluções propostas.

• O líder deve fazer todos os esforços para envolver todos e também para saber o que pensam das soluções propostas, bem como para avaliar os recursos que serão necessários para as implementar.

A fase de consentimento:

• Esta fase é essencial para formalizar as soluções e os passos a dar. Especifica quem vai realizar que acções e em que prazo. Também considera os recursos necessários para realizar essas acções e obtém o compromisso formal de todas as partes.

• Certifique-se de que todos compreendem as suas responsabilidades. É importante manter um equilíbrio entre o apoio prestado pelo líder e a responsabilidade assumida por cada indivíduo. É igualmente útil definir algumas estratégias de acompanhamento.

A fase de encerramento:

• A última etapa deste guia consiste em rever os pontos-chave da discussão e o que foi acordado. Verifica a compreensão e o empenho de c