Gestão do tempo

Começar uma pequena empresa não é uma tarefa fácil. Mesmo que tenha uma ideia inovadora, paixão e desejo de ajudar, há vários aspectos a considerar antes de começar. É necessário criar um plano de negócios, estratégias de marketing e determinar o tipo de estrutura a utilizar.

Além disso, deve pesquisar o sistema de contabilidade, encontrar grupos de contacto, definir os seus objectivos e escolher se pretende trabalhar a partir de casa ou online. Também é importante estabelecer o seu nicho de mercado, criar a sua proposta de valor e encontrar potenciais clientes.

Gerir a sua presença em linha e as múltiplas tarefas necessárias no século XXI pode fazer com que se sinta sobrecarregado. Muitos novos empresários desanimam antes mesmo de começar devido à falta de tempo para equilibrar a vida pessoal, a família e o emprego a tempo inteiro. Infelizmente, não há muito que se possa fazer para evitar estar ocupado.

Neste mundo empresarial, um bom planeamento e uma boa gestão do tempo são essenciais para o sucesso. Como proprietário de uma pequena empresa, terá sempre uma agenda preenchida, especialmente nos primeiros anos.

No entanto, é importante maximizar a produtividade no tempo disponível através de uma boa gestão do tempo. À medida que a empresa cresce, pode contratar outras pessoas para assumir as tarefas mais aborrecidas.

Dicas para gerir o seu tempo

Há certas coisas que pode fazer como empresário, especialmente quando está a começar, para gerir melhor o seu tempo e encontrar o tão desejado equilíbrio. Aqui estão as que considero mais importantes.

Definir prioridades

Gerir o tempo como proprietário de uma pequena empresa pode ser um desafio, especialmente em dias de trabalho agitados. Uma forma de maximizar a produtividade é através da definição de prioridades. Estabeleça os seus critérios mais importantes e crie um calendário em conformidade.

Assim que tiver as suas prioridades definidas, certifique-se de que segue o seu calendário e evita distracções desnecessárias. É importante ter um conjunto definido de objectivos e tarefas diárias para evitar a ineficiência e o desperdício de tempo. Pode organizar o seu tempo com base nas suas prioridades actuais, quer através de uma repartição por hora ou de uma lista de tarefas diárias. Certifique-se de que estabelece uma estrutura a seguir, caso contrário, pode perder tempo a tentar decidir o que fazer a seguir.

Para maximizar a sua produtividade como proprietário de uma pequena empresa, é essencial estabelecer prioridades para as suas tarefas e definir um calendário para as realizar. Certifique-se de que tem um conjunto claro de objectivos e tarefas para cada dia e organize o seu tempo com base nas suas prioridades actuais. Defina dias específicos para tarefas como chamadas de vendas, faturação, trabalho em rede, e dedique as suas tardes à estratégia e à satisfação das encomendas. Certifique-se de que segue uma estrutura, caso contrário, acabará por perder tempo sem realizar as suas tarefas.

Evitar o multitasking

Trabalhar numa tarefa de cada vez pode parecer ineficaz, mas pode ajudar a aumentar o seu desempenho e produtividade. Em vez de tentar fazer várias tarefas ao mesmo tempo, concentre a sua atenção numa única tarefa.

Evite a tentação de responder a e-mails ou mensagens de texto enquanto trabalha em algo importante, pois isso só o irá distrair e demorar mais tempo a concluir a tarefa. Em vez de tentar fazer tudo sozinho, não tenha medo de pedir ajuda quando necessário. Isto permitir-lhe-á ser mais eficiente e não perder tempo com pesquisas desnecessárias.

Para determinar o preço correto dos seus serviços, é importante pesquisar o mercado e comparar com os concorrentes. Consultar pessoas de confiança e especialistas na área também pode ser útil. Além disso, é importante atribuir tarefas específicas a outras pessoas para maximizar o seu tempo e concentrar-se naquilo que faz melhor. Também é essencial ter tempo para descansar e relaxar, pois isso pode melhorar a sua produtividade e evitar o esgotamento.

Organize o seu espaço

A organização do seu espaço físico é essencial para maximizar a sua produtividade. Um ambiente desordenado pode dificultar o trabalho e causar perdas de tempo. Um estudo revelou que 43% dos americanos são desorganizados e chegam atrasados ao escritório duas vezes por semana. Ao manter um espaço limpo e arrumado, pode conseguir uma mente organizada e uma maior eficiência no trabalho.

Ao manter os seus ficheiros organizados e codificados por cores, pode encontrá-los facilmente quando precisar deles. Isto poupa tempo e permite-lhe concentrar-se em tarefas mais importantes. Além disso, manter o seu espaço de trabalho livre de desordem ajudá-lo-á a manter uma mente clara e a aumentar a sua produtividade.

Equilibre o seu tempo

Para evitar a perda de tempo, é importante estar consciente das actividades que o distraem e tomar medidas para as eliminar. Manter um diário pode ajudá-lo a identificar esses padrões. Pode também considerar bloquear sítios Web problemáticos ou estabelecer limites de tempo para tarefas específicas.

Além disso, a regra 80/20 do Presidente Eisenhower lembra-nos que devemos concentrar-nos no que é verdadeiramente importante e não no que é urgente. Para maximizar a produtividade, pode utilizar a técnica Pomodoro para estruturar o seu tempo e concentrar-se numa tarefa de cada vez. A técnica 80/20, segundo a qual 80% dos resultados resultam de 20% do esforço, é utilizada por muitas pessoas.

Uma forma de a implementar é através do método Pomodoro, desenvolvido por Francesco Cirillo no final da década de 1980. Este método consiste em definir um temporizador para 25 minutos e concentrar-se numa única tarefa até o alarme tocar, fazendo depois uma pequena pausa antes de se concentrar na tarefa seguinte. É útil para melhorar a concentração, estruturar o tempo e garantir que se dedica tempo suficiente a cada tarefa. Em suma, é importante encontrar um equilíbrio na utilização do tempo.

Automatizar processos

Para maximizar a sua eficiência, deve identificar e eliminar as actividades que não são essenciais. A definição de prioridades por ordem de importância das suas tarefas permitir-lhe-á dedicar o tempo adequado a cada uma delas. É importante evitar distracções desnecessárias, como passar demasiado tempo em linha ou noutras tangentes. A utilização de ferramentas e aplicações automatizadas pode ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas, permitindo-lhe concentrar-se no que é importante para a sua empresa.

É frequente questionar-se como é que algumas das maiores empresas actuais teriam lidado com o marketing nas plataformas sociais, entre outras actividades essenciais hoje em dia. Apesar disso, a tecnologia moderna oferece inúmeras oportunidades para acelerar e simplificar tarefas, com quase um milhão de aplicações, programas e serviços online.

Existem muitas formas de automatizar tarefas aborrecidas e demoradas, permitindo que o computador se encarregue delas.

Mantenha o controlo das suas finanças

É importante manter um registo exato das suas finanças para evitar stress desnecessário. Um sistema de contabilidade como o QuickBooks ou o Zero pode ajudá-lo a simplificar o processo e a automatizar tarefas. Desta forma, pode dedicar o seu tempo a outras actividades importantes em vez de se preocupar com as suas finanças.

O objetivo é manter um controlo adequado de todos os aspectos financeiros da sua empresa, ao mesmo tempo que lhe dá tempo para prestar atenção a outras tarefas empresariais de uma forma equitativa e responsável.

Evitar distracções

Para evitar distracções e maximizar a produtividade enquanto empresário em nome individual, é essencial estabelecer uma separação clara entre o trabalho e a vida pessoal. Isto pode incluir desligar o telemóvel e utilizar aplicações de bloqueio de sítios Web desnecessárias durante o horário de trabalho, bem como manter os assuntos profissionais fora do tempo de família.

Além disso, é importante aprender a dividir o dia em segmentos e planear com antecedência para garantir uma utilização eficiente do tempo. Isto também significa manter o tempo em família completamente separado das horas de trabalho. No entanto, embora possa ser difícil reduzir a lista de tarefas, a utilização eficaz do tempo pode ajudar a alcançar o sucesso da gestão do tempo.

Planear com antecedência

Antes de começar o dia, é essencial ter um plano. Para evitar perder tempo a organizar as suas tarefas, tente planear com antecedência. Pode fazê-lo na noite anterior ou imediatamente antes de ir trabalhar nesse dia. Reserve 15 minutos para organizar o seu espaço de trabalho, utilizando o seu computador para fazer uma lista do que é mais importante para o dia seguinte.

Pense nos eventos de networking a que vai assistir, nas aulas de exercício que vai dar, nos telefonemas e nos acompanhamentos que tem de fazer. Se preferir fazê-lo de manhã, dedique alguns minutos a anotar os pontos mais urgentes e importantes do dia e trabalhe neles quando for mais produtivo.

Valorize o seu tempo

Em todo o caso, o seu tempo é precioso. O meu também. É por isso que temos de o valorizar. Pesquise quanto é que outros profissionais ganham em média por hora, quer seja um life coach, um health coach, etc. Depois, converta esse valor num salário mensal, semanal e diário. Ao fazê-lo, aperceber-se-á do valor real do seu tempo em dinheiro.

E lembre-se, desperdiçar tempo é também desperdiçar dinheiro. Embora as finanças possam causar stress, é importante estabelecer prioridades e lembrar que o tempo é um dos bens mais valiosos num negócio próprio. É por isso que o aconselho a tentar sempre dar prioridade ao seu tempo, porque sem ele não conseguirá fazer com que o seu negócio seja verdadeiramente bem sucedido.

Gerir a sua empresa em linha ou em pessoa

Vamos falar sobre a gestão da sua empresa em linha, em pessoa ou em ambas quando inicia qualquer tipo de negócio. Planear o seu novo empreendimento e o seu sucesso é emocionante, embora possa ser um pouco complicado hoje em dia, com todas as restrições da pandemia, por isso certifique-se de que escolhe a melhor opção para o seu negócio de coaching.

Do ponto de vista financeiro, temos de decidir como podemos ganhar o máximo de dinheiro, gastar o mínimo possível e, ao mesmo tempo, fornecer aos nossos clientes um serviço de qualidade, maximizando as vendas e os lucros esperados. Também é necessário ter em conta o equilíbrio pessoal quando se decide a partir de onde se quer gerir a empresa.

Em qualquer caso, é importante ter em conta a gestão do dinheiro e a qualidade do serviço ao cliente ao planear o seu negócio. Uma das principais decisões consiste em determinar a melhor escolha de local para a sua empresa, quer seja em linha, em pessoa ou em ambos. É crucial equilibrar estes aspectos empresariais com a sua vida pessoal ao tomar uma decisão sobre a forma de gerir a sua empresa.

Antes da pandemia, poderá ter sido aconselhado a encontrar-se com os clientes apenas pessoalmente, em casa deles ou num local à sua escolha. Realize avaliações escritas e físicas pessoalmente, para melhor os orientar. Sempre acreditei firmemente que as reuniões presenciais são sempre melhores do que qualquer outra forma de comunicação, seja por telefone, correio eletrónico, mensagem de texto ou videochamada.

No entanto, devido às dificuldades da pandemia, poderá ser necessário adaptar a sua abordagem e considerar uma consulta virtual para estabelecer contacto com os seus clientes. No entanto, é importante ter em mente que a comunicação não verbal e a expressão facial são importantes e podem ser mal interpretadas ou perdidas numa videochamada. Por isso, recomendo sempre uma consulta individual com o cliente como a melhor opção para o negócio certo.

Conhecer o cliente cara a cara

Apesar de 2020 ter mudado muitas coisas nas nossas vidas, ainda existem várias formas de prestar serviços de qualidade aos seus clientes. Uma opção é continuar com as reuniões presenciais, desde que isso seja permitido na sua região. Esta é uma forma eficiente de comunicar e conhecer os seus cliente