Deduções fiscais para trabalhar a partir de casa

Vamos falar sobre as facilidades fiscais que advêm do facto de gerir uma empresa a partir de casa. Há um grande número de despesas dedutíveis numa empresa, mas quando esta está sediada na sua própria casa, uma parte dos impostos da sua casa também pode ser dedutível porque é utilizada para fins comerciais. Também os impostos sobre a propriedade e os lucros podem ser dedutíveis na tributação federal.

Se analisarmos o caso nos Estados Unidos, verificamos que o Internal Revenue Service (IRS) define uma casa como um espaço onde se pode comer e dormir. Esta definição inclui casas, apartamentos, condomínios, casas móveis, bares ou tendas onde se pode cozinhar e dormir. Nestes casos, não é necessário ser proprietário destes espaços, pode alugá-los. Tanto os proprietários como os arrendatários podem beneficiar de deduções fiscais.

Requisitos para a dedução fiscal das empresas domiciliadas

O IRS tem dois requisitos para que os proprietários de empresas possam beneficiar de deduções fiscais para empresas domiciliadas. Em primeiro lugar, devem garantir que, pelo menos, uma parte da casa está a ser utilizada exclusivamente para fins comerciais numa base regular.

Como segundo requisito, deve ser capaz de demonstrar que faz uma das seguintes coisas em casa: que se encontra com pacientes ou clientes dentro de casa ou que utiliza uma secção separada da casa para as suas actividades comerciais.

Primeiro requisito

Vamos falar sobre o primeiro requisito e a parte que menciona a exclusividade. Este requisito estabelece que deve utilizar uma secção da casa exclusivamente para fins profissionais. Isto significa que as deduções fiscais só podem ser atribuídas à parte da casa que é utilizada exclusivamente para fins profissionais.

Por exemplo, digamos que é um "life coach" e utiliza várias dietas como parte dos seus programas, para vender aos seus clientes. Para isso, utiliza a cozinha da casa para criar essas receitas, que depois utiliza para confecionar refeições para os habitantes da casa. Neste caso, a cozinha não seria considerada como um espaço exclusivo da empresa e não teria direito a deduções fiscais.

Se utilizar um escritório da casa apenas para fins profissionais, esse espaço satisfaz o requisito de exclusividade da utilização profissional. É de notar que, se o espaço utilizado para fins profissionais tiver uma cama que, por vezes, é utilizada para dormir ou para guardar, por exemplo, brinquedos de crianças, não satisfaz o critério de exclusividade.

Há duas excepções a este requisito:

• A primeira é se funcionar como uma sala de armazenamento de produtos ou materiais comerciais.

• A segunda é se também funcionar como um infantário qualificado para as crianças.

Nestes dois casos, não é necessário apresentar provas da utilização exclusiva do espaço para fins comerciais. Isto significa que se, por exemplo, utilizar um armário ou um expositor em sua casa para guardar materiais ou amostras da sua empresa e também guardar objectos pessoais, continua a ter direito a deduções fiscais. O mesmo se aplica se utilizar o quarto como quarto de criança e para actividades pessoais.

Exemplo: Vejamos um exemplo que pode clarificar o que foi dito acima:

• Matt é um técnico de saúde e vida que gere o seu negócio a partir de casa, onde faz vídeos instrutivos de várias receitas de culinária e rotinas de exercício. De um modo geral, a maior parte do seu negócio é feito online. No entanto, muitos dos seus clientes preferem os vídeos em formato DVD ou Blu-Ray.
• Para isso, Matt, para além de gravar os vídeos e colocá-los online, converte-os para o formato DVD e Blu-Ray e guarda-os num armário dentro de casa, uma vez que não tem outro espaço fora de casa. Neste caso, Matt pode solicitar uma dedução fiscal com base na sua atividade comercial para esse armário, apesar de também guardar objectos pessoais no mesmo.

Espero que este exemplo lhe dê uma melhor compreensão do significado de exclusividade para fins comerciais.

Segundo requisito

Falemos agora do segundo requisito para poder beneficiar das deduções fiscais relativas a uma atividade empresarial em casa. Este requisito estabelece que deve utilizar a sua casa como principal local de atividade. Isto significa que, para além de cumprir o requisito de exclusividade e de utilização regular do espaço para fins comerciais, a sua casa deve ser o local principal a partir do qual exerce a sua atividade.

Neste caso, o funcionamento da empresa a partir de casa incluiria actividades administrativas, mesmo que tenha outro espaço fora de casa onde também exerça a sua atividade. O requisito é bastante claro, desde que utilize o seu escritório em casa para escrituração, contabilidade, manutenção e atualização da base de dados de clientes ou outra atividade relacionada com a administração da empresa, este será considerado para efeitos de deduções fiscais.

Para poder pedir estas deduções, é necessário que documente de várias formas a forma como utiliza a sua casa como escritório. Para tal, deve tirar fotografias do escritório dentro de casa, onde seja visível uma secretária com um computador e outros materiais que utiliza para fins profissionais. Para além disso, aconselho-o a fazer um diagrama da casa que mostre claramente o espaço ou espaços que utiliza como escritório ou armazenamento para a empresa. Deve também manter um registo que delimite as reuniões de trabalho que realiza e os respectivos horários.

Ao manter este processo devidamente documentado, será muito mais fácil para si declarar os impostos ou para o seu contabilista, se utilizar um para a sua empresa. Com esta documentação, o contabilista poderá calcular facilmente as deduções fiscais que pode receber.

Como calcular as deduções fiscais?

Este processo pode ser um pouco complexo, pelo que é sempre aconselhável procurar aconselhamento profissional para evitar erros. Mas, como qualquer empresário que se preze, deve saber como os fazer. Se quer saber como efetuar estas deduções e que medidas tomar, deve saber que existem duas formas principais de as calcular. A primeira é o método antigo ou padrão e a segunda é o método novo ou simplificado.

Quando já tiver determinado que o seu negócio baseado em casa se qualifica para uma dedução fiscal, deve então calcular o valor exato que pode realmente deduzir, uma vez que apenas as despesas que têm a ver com o negócio podem ser deduzidas.

Método antigo ou padrão

Este método é utilizado para calcular a percentagem da sua casa que é utilizada para fins profissionais e pode ser calculado de duas formas. O método do metro quadrado e o método do número de divisões.

Método do metro quadrado. Este método divide simplesmente os metros quadrados utilizados para fins profissionais pelo total de metros quadrados da propriedade. Isto significa que, por exemplo, num escritório de 50 metros quadrados dentro de uma casa de 200 metros quadrados, o espaço comercial totalizaria 25% da casa. É relativamente simples fazer este cálculo para delimitar a percentagem da casa que está a ser utilizada como escritório.

Método do número de divisões. Este método também é relativamente simples de efetuar, embora não seja viável para todos os tipos de casas. Se, por exemplo, a sua casa tem 5 divisões e utiliza uma delas como escritório, pode aproximar-se de que utiliza 20% da casa para fins profissionais. Neste modelo, a casa representaria 100% e cada uma das 5 divisões representaria 20% da casa.

Uma vez terminado o cálculo da percentagem do negócio que ocupa a sua casa com qualquer uma das metodologias anteriores, deve e