Problemas comuns: a tirania dos prazos

Os prazos fixos (deadlines) são uma característica comum na gestão tradicional de projetos, mas muitas vezes entram em conflito com os princípios ágeis de adaptabilidade e entrega de valor sustentável.

Embora alguns prazos possam ser genuínos (por exemplo, lançamento antes do Natal), muitos são artificiais, impostos com a crença de que aumentarão a velocidade ou a disciplina da equipa.

No entanto, prazos rígidos podem ter efeitos negativos significativos na qualidade, motivação e própria agilidade da equipa.

Como Agile Coach, é importante ajudar a equipa e a organização a compreender esses efeitos e a explorar alternativas para gerir as expectativas sem cair na «tirania» dos prazos inflexíveis.

Efeitos negativos (Lei de Parkinson, procrastinação, sacrifício da qualidade/alcance)

Os prazos fixos podem gerar vários problemas:

Lei de Parkinson: o trabalho tende a se expandir até ocupar todo o tempo disponível. Um prazo distante pode fazer com que tarefas simples demorem mais do que o necessário.

Procrastinação: saber que existe um prazo pode levar a adiar o trabalho até ao último momento, especialmente se se perceber que há tempo de sobra.

Sacrifício de qualidade ou alcance: diante de um prazo fixo, se surgirem imprevistos (o que é comum), a equipa é forçada a escolher entre reduzir o alcance (entregando menos valor), aumentar o orçamento (por exemplo, horas extras, o que leva à exaustão) ou, mais frequentemente, sacrificar a qualidade (acumulando dívida técnica) para cumprir a data.

Mentalidade em cascata: Promovem um planeamento inicial detalhado e resistência à mudança para proteger o plano e cumprir o prazo.

Estresse e esgotamento: A pressão constante dos prazos pode gerar estresse e esgotamento na equipa.

Alternativas (Comunicação de Expectativas, Foco em Pequenos Marcos)

Em vez de depender de prazos fixos, as equipas ágeis podem gerir as expectativas e manter o impulso através de:

Comunicação contínua das expectativas: manter as partes interessadas informadas sobre o progresso e as previsões de entrega com base na velocidade ou no desempenho atual da equipa, em vez de prometer datas fixas.

A transparência sobre o que está a ser trabalhado e o que se espera lançar é fundamental.

Foco em pequenos marcos e comemoração: dividir o trabalho em objetivos menores e alcançáveis (marcos incrementais).

Comemorar cada pequena vitória ou e