Logística de uma Retrospectiva Eficaz

Para que uma retrospectiva seja verdadeiramente produtiva e não se torne uma simples sessão de reclamações sem resultados, é fundamental prestar atenção à sua logística e facilitação.

Uma estrutura clara, uma gestão adequada do tempo e um enfoque na geração e acompanhamento de ações concretas são fundamentais.

Como facilitador (função que muitas vezes é assumida pelo Agile Coach ou pelo Scrum Master), você deve preparar a sessão, guiar a equipa pelas diferentes fases e garantir que se chegue a conclusões acionáveis.

O objetivo é criar um espaço seguro e eficiente para reflexão e melhoria contínua.

Fases: Aquecimento, Brainstorming, Agrupamento/Votação (Opcional), Ações

Uma estrutura comum para uma retrospectiva (de aproximadamente uma hora) inclui as seguintes fases:

Aquecimento (Warm-up) (aprox. 5 min): Inicie a sessão relembrando brevemente o período a ser revisto (por exemplo, último Sprint) ou realizando uma atividade curta para centrar a equipa. Podem ser mencionados eventos-chave ocorridos.

Geração de ideias (brainstorming) (aprox. 10 min): Os membros da equipa geram ideias individualmente (usando post-its ou ferramentas virtuais) com base no formato escolhido (por exemplo, O que correu bem/mal, Começar/Parar/Continuar). É importante limitar o tempo para se concentrar no que é mais relevante.

Agrupamento/Discussão/Votação (opcional) (aprox. 15-20 min): As ideias são partilhadas, temas semelhantes são agrupados e discutidos para garantir a compreensão.

Opcionalmente, pode-se realizar uma votação para priorizar os temas a serem tratados. No entanto, alguns facilitadores preferem pular a votação e discutir cada ponto para derivar ações.

Geração de ações (aprox. 20 min): É a fase mais crucial. Para os temas discutidos (ou os mais votados), a equipa define ações concretas, específicas e realizáveis para abordar os problemas ou implementar melhorias.

Atribuição de Responsáveis e Acompanhamento de Ações

Gerar ideias de ação não é suficiente; é vital garantir a sua implementação. Para isso:

Atribuir um proprietário (Owner): Cada elemento de ação deve ter um responsável claro dentro da equipa. Esta pessoa não executa necessariamente a ação sozinha, mas é responsável por acompanhá-la e garantir que ela avance.

Estabelecer prazos (opcional, mas recomendado): definir prazos ou momentos de revisão para as ações ajuda a manter o impulso.

Revisão na próxima retrospectiva: No início da próxima retrospectiva, deve-se revisar o estado das ações acordadas na sessão anterior.

As ações concluídas são comemoradas (e simbolicamente "destruídas" se forem usados post-its), as pendentes são reavaliadas e as que não são mais relevantes são descartadas. Esse acompanhamento encerra o ciclo de melhoria.

Documentação e ferramentas (físicas ou virtuais)

Embora a conversa seja fundamental, a documentação da retrospectiva, especialmente dos elementos de ação, é importante para o acompanhamento.

Ferramentas físicas: post-its, quadros brancos, flipcharts. São táteis e visuais para equipas co-localizadas. É útil tirar uma foto no final.

Fe