Kanban: Fluxo Visual e Eficiência

Kanban é um método ágil focado na gestão visual do fluxo de trabalho.

Originário do sistema de produção da Toyota (Lean Manufacturing), o seu nome significa literalmente «cartaz» ou «placa» em japonês.

Utiliza um quadro (Kanban Board) para representar as etapas do processo e cartões para os elementos de trabalho, movendo-os pelo quadro à medida que avançam.

Ao contrário do Scrum, que se baseia em iterações de tempo fixo (Sprints), o Kanban centra-se no fluxo contínuo e na otimização da forma como o trabalho se move através do sistema.

O seu principal objetivo é melhorar a eficiência, reduzir os tempos de ciclo e tornar visíveis os gargalos para que possam ser resolvidos.

Princípios Kanban (Visualizar, Limitar WIP, Gerir Fluxo, Kaizen)

O Kanban baseia-se em quatro princípios fundamentais e seis práticas centrais (embora muitas vezes resumidas nos princípios):

• Visualizar o fluxo de trabalho: tornar visível o processo e o trabalho que flui através dele por meio do quadro Kanban. Isso permite que todos entendam o estado atual do sistema.
• Limitar o Trabalho em Andamento (WIP - Work In Progress): Estabelecer limites explícitos sobre quantos elementos podem estar em cada etapa do processo simultaneamente. Isso evita a sobrecarga, reduz a mudança de contexto e ajuda o trabalho a fluir mais suavemente, encurtando os tempos de entrega (com base na Lei de Little).
• Gerir o fluxo: Monitorizar, medir e otimizar o fluxo de trabalho. O objetivo é maximizar a entrega de valor, movendo o trabalho de forma previsível e eficiente, identificando e eliminando gargalos.
• Tornar as políticas do processo explícitas: definir claramente as regras do fluxo de trabalho (por exemplo, critérios para mover um cartão, limites WIP) para que todos as compreendam e apliquem de forma consistente.
• Implementar ciclos de feedback: estabelecer pontos regulares para revisar o fluxo e o processo (semelhante às retrospectivas).
• Melhorar de forma colaborativa, evoluir experimentalmente (Kaizen): Promova a melhoria contínua do processo por meio da colaboração da equipa e da experimentação baseada em dados e modelos científicos.

O quadro Kanban e os limites WIP

O quadro Kanban é a ferramenta central para visualizar o fluxo. Consiste em colunas que representam os diferentes estados ou etapas pelos quais um elemento de trabalho passa (por exemplo, A Fazer, Em Processo, Em Revisão, Concluído).

Os cartões (que representam tarefas, histórias de utilizadores, etc.) movem-se da esquerda para a direita através destas colunas à medida que avançam.

Os limites WIP são restrições explícitas sobre o número máximo de cartões permitidos em uma coluna (ou conjunto de colunas) de cada vez, exceto geralmente em "A Fazer" e "Concluído".

Esses limites são cruciais: forçam a equipa a concluir o trabalho antes de iniciar um novo, evitam gargalos, promovem a colaboração (se uma coluna estiver cheia, os membros da equipa podem ajudar nas etapas anteriores ou posteriores) e melhoram o fluxo geral. Os limites WIP são decididos e ajustados pela equipa.

Vantagens e aplicações do Kanban

O Kanban oferece várias vantagens:

• Fácil implementação e adaptação: pode ser aplicado a processos existentes sem mudanças disruptivas iniciais.
• Flexibilidade: não impõe iterações de tempo fixo, adaptando-se bem a trabalhos com prioridades variáveis ou fluxos de entrada irregulares.
• Transparência: visualiza o trabalho e os gargalos para toda a equipa.
• Foco no fluxo: otimiza a velocidade de entrega (tempo de ciclo).
• Redução do desperdício: Ao limitar o WIP e gerir o fluxo.

É especialmente útil em aplicações como: equipas de operações, suporte técnico, manutenção, manufatura e desenvolvimento de software, onde o fluxo contínuo é mais natural do que sprints definidos, ou onde há muitas interrupções.

Resumo

Kanban é um método ágil focado na gestão visual do fluxo de trabalho. Utiliza um quadro para representar etapas e cartões para o trabalho.

Ao contrário do Scrum, ele se concentra no fluxo contínuo, não nos sprints. Seus princípios incluem: visualizar o fluxo, limitar o WIP e gerenciar o fluxo.

Os limites do Trabalho em Progresso (WIP) são cruciais. Eles evitam a sobrecarga e melhoram o fluxo. É útil para suporte ou operações.