Simplificação dos processos i

Para ser verdadeiramente produtivo, tem de aprender a simplificar os processos e a reduzir o número de tarefas e itens na sua lista de afazeres.

Uma das perguntas-chave que as pessoas produtivas fazem é "porquê?" Quando se pergunta a si próprio porque está a fazer algo, pode aprofundar a tarefa e encontrar formas de a simplificar e tornar mais eficiente. Esta pergunta pode ajudá-lo a identificar o que é realmente importante e o que pode ser eliminado para simplificar o processo.

Por exemplo, na minha atividade principal, recebo frequentemente pedidos de workshops de formação de dois dias, em que cada executivo trabalha individualmente. Em vez de enviar uma proposta por escrito, pergunto-lhes por que razão querem que os participantes sejam retirados da sala e trabalhem separadamente. Se não conseguem atuar perante os seus próprios colegas, como é que vão atuar ao vivo perante uma audiência televisiva? Além disso, porque é que querem ver uma proposta escrita para um workshop sobre como falar com os meios de comunicação social - não é mais importante ver como os formadores falam ao vivo?

Fazer estas perguntas permite-me realizar workshops mais eficazes e reduzir o tempo e os custos para mim e para os meus clientes. Além disso, enviar vídeos em vez de propostas escritas poupou-me tempo e permitiu-me obter mais clientes.

Outra forma de as pessoas produtivas simplificarem as suas vidas é reduzindo o número de decisões que têm de tomar todos os dias. Alguns líderes de sucesso, como Mark Zuckerberg e Steve Jobs, simplificaram o seu vestuário e usam a mesma roupa todos os dias para reduzir o tempo que passam a pensar na sua aparência. Embora não tenha de fazer o mesmo, deve procurar formas de reduzir as decisões que tem de tomar todos os dias. Pode preparar a roupa e as refeições com antecedência, por exemplo, ou estabelecer uma rotina diária que lhe permita minimizar as decisões que tem de tomar.

Outra forma de simplificar a sua vida é reduzir o número de tarefas que tem de fazer. Pode começar por examinar tudo o que faz numa base anual, mensal, semanal e diária e procurar formas de simplificar cada tarefa. Talvez possa eliminar algumas tarefas por completo ou automatizá-las, ou talvez possa agrupar tarefas semelhantes para as tornar mais eficientes. Ao simplificar as suas tarefas, pode reduzir o stress e a sobrecarga de trabalho, o que lhe permitirá ser mais produtivo em geral.